Ordre de mission

Circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'Etat sur le territoire métropolitainde la France

NOR: PRMG0070570C / (JO Lois et décrets du 23 septembre 2000 page 14989)

TITRE II

DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES

(...) 

Définition de la mission (art. 7)

Tout déplacement ordonné par l'autorité compétente hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale est dénommé « mission ».

Ordre de mission (art. 7)

Tout agent envoyé en mission doit être muni, au préalable, d'un ordre de mission signé, suivant le cas, par le ministre, le préfet, le chef ou le directeur de l'établissement ou de l'organisme dont il relève ou par le fonctionnaire ayant reçu délégation à cet effet.

L'ordre de mission doit préciser tous les éléments nécessaires à la détermination des droits des agents et notamment le mode de transport et la classe autorisés (cf. également commentaires de l'article 5).

L'ordre de mission peut être un ordre de mission collectif lorsque plusieurs agents d'un même service sont appelés à effectuer, ensemble, le même déplacement.

Le service qui délivre l'ordre de mission assure généralement le règlement des indemnités de déplacement. Toutefois, en cas de mission présentant un intérêt commun pour plusieurs services, le paiement des indemnités de déplacement peut être effectué par un service autre que celui de l'affectation. Dans ces conditions, il conviendra que l'ordonnateur indique sur l'ordre de mission l'identité du service qui s'acquittera de la dépense pour éviter le double paiement, sa signature engageant par ailleurs sa responsabilité en ce qui concerne l'accord préalable du service appelé à supporter la dépense.

Les ordres de mission ne sont pas soumis au visa préalable du contrôleur financier. Il est mis en place, dans le cadre des dispositions de la loi du 10 août 1922 relative à l'organisation du contrôle des dépenses engagées, une procédure d'engagement par provision périodique adaptée à chaque administration ou service.

Aucune mission hors du département de la résidence administrative ne peut se prolonger au-delà de deux mois sans une nouvelle décision préalable établie dans les mêmes conditions que celles dans lesquelles l'ordre de mission initial a été établi. Ce type de mission doit être exceptionnel et toute demande de prolongation doit être motivée.

Ordre de mission permanent et dispense d'ordre de mission (art. 8)

L'autorité qui ordonne la mission peut délivrer un ordre de mission dit « permanent » :

• à l'agent dont les fonctions, essentiellement itinérantes, impliquent des déplacements fréquents (au moins plusieurs fois par semaine), à condition que ces déplacements soient effectués dans les limites de la circonscription territoriale et des attributions normales de l'intéressé et que cette circonscription et ces attributions soient définies sur l'ordre de mission ;
• à l'agent n'exerçant pas des fonctions essentiellement itinérantes mais appelé à se déplacer fréquemment et régulièrement, soit vers une même destination, soit vers des destinations différentes, sous réserve que ces destinations et les motifs des déplacements figurent sur l'ordre de mission.

La validité de l'ordre de mission permanent ne peut excéder douze mois. Il peut, toutefois, être renouvelé selon la même procédure.

Le chef de service régional ou départemental peut se déplacer dans les limites de sa circonscription sans ordre de mission de son autorité supérieure. Il est seulement tenu de certifier le lieu et les heures de ses déplacements.

Certaines catégories de personnels peuvent être dispensées d'ordre de mission à l'occasion de leurs déplacements dans une circonscription donnée par arrêté conjoint du ministre intéressé et des ministres chargés de la fonction publique et du budget. Pour ces personnels, les motifs des déplacements devront figurer à l'appui des états de frais à titre de pièces justificatives.

L'ordre de mission permanent est produit en deux exemplaires au comptable lors de la première demande de paiement d'une dépense qui en découle.

Lorsque la délivrance d'un ordre de mission n'est pas exigée, conformément au dernier paragraphe de l'article 8, l'arrêté (ou la référence à un document officiellement publié) est communiqué au comptable.

La référence à l'un ou l'autre document est rappelée sur les états de frais émis postérieurement par l'ordonnateur.

A chaque paiement, l'ordonnateur mentionne le numéro de l'ordonnance ou du mandat à l'appui desquels ont été transmises les pièces susvisées.

Remarques complémentaires de A.Meyer :

La possession d'un OM vaut pour tout déplacement qui n'est pas strictement prévu par l'emploi du temps indiqué sur l'état VS que l'on signe en début d'année. A ce titre les déplacements au lycée pour les divers cours sont prévus ainsi que les déplacements pour les conseils, réunions pédagogiques etc.
Les réunions qui sortent du cadre des classes attribuées doivent faire l'objet d'une convocation (ce qui est en règle générale le cas) ; pour les activités hors établissement  surtout si elles sont ponctuelles et non prévisibles en début d'année (et donc non programmées sur l'état VS) il faut un OM  (même si cela se passe de l'autre coté de la rue du lycée!!). Il faut penser à l'accident de circulation qui risque de devenir un accident privé (avec congé de maladie ordinaire = 3 mois plein traitement puis demi traitement) et non un accident de service avec prise en charge intégrale pour toute la durée de l'absence.

Donc pour pouvoir faire un déplacement, quel qu'il soit, un fonctionnaire a besoin impérativement d'un ordre de mission (OM) :

• sans OM il ne peut y avoir déplacement car le trajet et le séjour hors de l'établissement scolaire ne serait pas pris en compte comme temps de travail et donc en cas d'accident comme accident du travail mais comme un déplacement privé (en cas d'accident pas de prise en charge intégrale etc.) ;
• l'OM peut être fait par toute autorité (ministre, recteur , proviseur...)
  il doit être établi avant le départ (il faut au moins avoir la certitude qu'il est dans le circuit postal si on ne l'a pas en main) ;
• l'OM précise non seulement la nature et le lieu du déplacement mais aussi les conditions (SNCF, voiture personnelle autorisé ou non etc.) ainsi que la prise en charge éventuelle

Il existe :

• des OM sans frais (aucune prise en charge n'est alors faite, seule la couverture légale est assurée) c'est l'OM minimale qu'il faut avoir avant de partir, un OM sans frais ne pourra pas être transformé à posteriori pour récupérer des frais ;
• si on veut être dédommagé pour son déplacement cela doit être marqué dans l'OM (trajet sur base SNCF le plus souvent, si la voiture personnelle est autorisée le remboursement peut être limité à la base SNCF mais peut aussi être fait sur la base forfaitaire aux km parcourus, les frais de séjours sont forfaitaires suivant un barème publié tous les ans au BOEN)

En général l'OM précise aussi le chapitre budgétaire sur lequel sera imputé la dépense (ministre, rectorat ou lycée).